Elektronisches Fahrtenbuch – Steuern sparen per Mausklick

Wer privat mit seinem Dienstwagen unterwegs ist, muss Steuern zahlen. Wer Dienstreisen mit seinem privaten Auto unternimmt, bekommt Steuern zurück. Klingt einfach, ist aber kompliziert, wenn es um die Abrechnung geht. Penible Dokumentation ist hier gefragt. Denn damit Sie am Ende des Jahres Geld vom Staat bekommen, müssen Sie Ihr Fahrtenbuch ununterbrochen das ganze Jahr führen – und zwar fein säuberlich. Jede Fahrt muss chronologisch und zeitnah notiert werden. Ansonsten kann es passieren, dass Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Wer die Arbeit scheut, hat zwei Möglichkeiten: Die Ein-Prozent-Regel anzuwenden, oder auf ein elektronisches Fahrtenbuch zu setzen. Das elektronische Fahrtenbuch ist meist fest im Auto montiert und zeichnet während der Fahrt automatisch alle notwendigen Informationen auf.

Ein-Prozent-Regelung – Dienstwagen abrechnen für Faule

Die Ein-Prozent-Regelung wird auch als Listenpreismethode bezeichnet. Sie ist eine von zwei Möglichkeiten, um die private Nutzung von einem Dienstwagen zu versteuern. Entscheidet man sich als Arbeitnehmer für diese Abrechnungsmethode, wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens zum monatlichen Bruttogehalt hinzugerechnet. Schließlich handelt es sich hierbei um einen sogenannten geldwerten Vorteil. Sie ziehen einen Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstwagens, der Geld wert ist. Durch die Ein-Prozent-Regelung steigt natürlich Ihr Bruttogehalt und Sie müssen monatlich mehr Lohnsteuer bezahlen. Fazit: Sie haben monatlich ein etwas geringeres Nettogehalt.

Ein Beispiel: Ihr monatliches Bruttogehalt beträgt 3.500 Euro pro Monat. Sie fahren einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 27.000 Euro. Das bedeutet, dass monatlich 270 Euro zu Ihrem Bruttogehalt hinzugerechnet werden. Ihr Bruttomonatsgehalt beläuft sich damit auf 3.770 Euro pro Monat. Hinzu kommt jetzt noch eine Besteuerung von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Kilometer der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort. Fahren Sie zum Beispiel jeden Tag 15 Kilometer ins Büro, müssen Sie zusätzlich 0,45 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat zusätzlich versteuern. In unserem Beispiel macht das dann ein Bruttomonatseinkommen von 3.991,60 Euro. Auf diesen Betrag bezahlen Sie dann monatlich Ihre Lohnsteuer.

Das kommt Ihnen ganz schön viel vor. Das kann es auch sein! Für viele lohnt es sich daher, durch den Einsatz eines Fahrtenbuchs eine genaue Abrechnung der privaten Fahrten vorzunehmen – über die Fahrtenbuchmethode.

Fahrtenbuchmethode – Arbeit, die sich lohnt

Die Fahrtenbuchmethode ist die Abrechnungsmethode erster Wahl, wenn ein Dienstwagen ausschließlich geschäftlich oder nur selten privat genutzt wird. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Wird ein Firmenfahrzeug häufig privat genutzt, kann es passieren, dass die tatsächlichen Fahrzeugkosten niedriger liegen als der Privatanteil über die Ein-Prozent-Regel. Entsprechend lassen sich dann 0 Euro der Kosten für den Geschäftswagen als Gewinnminderung veranschlagen.

Entscheidet man sich jetzt für die Fahrtenbuchmethode, müssen alle in einem Wirtschaftsjahr mit dem Dienstwagen gefahrenen Kilometer exakt nachvollziehbar sein. Eine Mammutaufgabe – zumindest, wenn man kein elektronisches Fahrtenbuch benutzt.

Zu jeder Fahrt wird festgehalten, ob es sich um eine dienstliche oder private Fahrt handelt. Am Ende des Jahres wird dann der prozentuale Anteil der Privatnutzung ermittelt und entsprechend dieser Anteil an den Kosten des Firmenwagens als geldwerter Vorteil auf das Bruttojahresgehalt des Arbeitnehmers angerechnet. Wie, zeigt das folgende Beispiel.

Fahrtenbuch Beispiel – so berechnen Sie den geldwerten Vorteil

Nehmen wir an, Sie haben für Ihren Betrieb einen Firmenwagen für insgesamt 55.000 Euro erworben. Mit einer jährlichen Abschreibung von 9.968 Euro (16,67 Prozent des Kaufbetrags), einer angenommenen Summe von 6.480 Euro laufenden Betriebskosten pro Jahr und jährlichen Fixkosten von 1.320 Euro pro Jahr für Benzin, Versicherung etc., müssen Sie für Ihren Dienstwagen jährlich 16.968 Euro an Kosten veranschlagen. Ihre jährliche Fahrleistung beträgt laut Aufzeichnung 35.000 Kilometer pro Jahr, davon sind Sie 9.500 Kilometer aus privaten Gründen mit dem Dienstwagen gefahren. Der Anteil der privaten Nutzung des Pkws liegt damit bei 27 Prozent. Diese 27 Prozent müssen Sie jetzt als geldwerten Vorteil auf Ihr jährliches Bruttogehalt anrechnen. 27 Prozent von 16.968 Euro macht 4.581 Euro. Ihr monatliches Bruttogehalt würde sich also um den Betrag von 381,75 Euro erhöhen.

Würde man bei gleicher Konstellation die Ein-Prozent-Regel anwenden, müssten Sie als Arbeitnehmer 9.570 Euro an geldwertem Vorteil auf Ihr Jahresgehalt anrechnen. Eindeutig die schlechtere Variante!

Fahrtenbuch richtig führen – Genauigkeit ist gefragt

Ob elektronisch oder manuell – jedes Fahrtenbuch muss vom Finanzamt festgelegte Kriterien erfüllen:

  • Zeitnahe Erstellung: Jede Fahrt muss zeitnah aufgezeichnet werden. Das ist der große Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs: Es zeichnet jede Fahrt unmittelbar mit. Darin liegt aber gleichzeitig auch der Nachteil des elektronischen Systems: Manche Einträge müssen noch mit Informationen zur Nutzung oder zum Kunden versehen werden. Dafür ist immer ein Computer notwendig.
  • Gesonderte Aufzählung: Jede Fahrt muss einzeln aufgeführt werden.
  • Chronologie: Die Fahrten müssen in der Reihenfolge ihrer Durchführung aufgelistet werden.
  • Trennung nach dienstlichen und privaten Fahrten: Bei jeder Fahrt muss vermerkt werden, ob sie einen geschäftlichen oder dienstlichen Hintergrund hat.

Zu jeder Fahrt müssen dabei folgende Angaben aufgezeichnet werden:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner
  • Reiseroute

Bei Privatfahrten genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer. Bei Fahrten zwischen dem Arbeitsplatz und der eigenen Wohnung genügt ebenfalls die Kilometerangabe sowie ein Vermerk, dass es sich um eine Fahrt zwischen Wohnort und Betrieb handelt.

Hier hat ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidende Vorteile. Es zeichnet jede Fahrt automatisch auf – zeitnah und chronologisch. Wie nun die übrigen geforderten Angaben wie Art der Nutzung, Reisezweck oder Informationen zum Kunden erfasst werden, hängt von der Art des Systems ab.

Elektronische Fahrtenbücher erfassen die Daten der einzelnen Fahrten entweder über ein Tachosignal oder via GPS. Bei einem Gerät mit Tachosignal werden die gefahrenen Kilometer an einen Fahrtenschreiber übermittelt, der zusätzlich mit einer Tastatur verbunden ist. So haben Sie die Möglichkeit, zu jeder Fahrt einzelne Details hinzuzufügen – direkt im Auto.

Ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Ortung ermittelt die gefahrenen Kilometer über Satellit. Alle zusätzlichen Angaben zu einer Fahrt müssen im Anschluss via PC durchgeführt werden.

Eine neue Technik bietet die Pflege des Fahrtenbuches auch via App an. Der von Vimcar angebotene Stecker kann in jedes Auto ab Baujahr 2014 einfach und kostenlos eingesteckt werden – über die im Fahrzeug verbaute OBD-Schnittstelle. Automatisch zeichnet der Stecker dann jede Fahrt mit dem Firmenwagen auf. Im Anschluss an jede Fahrt können die Angaben dann via Smartphone-App oder PC ergänzt werden – zum Beispiel der Kundenname oder die Nutzungsart. Auch beim Thema Datenschutz sind Sie auf der sicheren Seite: Für die Datenübertragung wird standardmäßig das SSL-Verschlüsselungsprotokoll benutzt.

Dienstwagen Fahrtenbuch – das Finanzamt verzeiht nichts

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich im Endeffekt um einen Eigenbeleg des Steuerzahlers. Kein Wunder, dass das Finanzamt Fahrtenbücher ganz genau prüft. Das Fahrtenbuch ist die Grundlage für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils. Private Nutzungsanteile erhöhen den Gewinn eines Unternehmens, da zu einem früheren Zeitpunkt die Aufwendungen für die Anschaffung des Dienstwagens den Gewinn gemindert haben. Zusätzlich erhöhen die privaten Anteile an einem Dienstwagen auch die Umsatzsteuer, sofern das Unternehmen vorher die Vorsteuer aus den Aufwendungen für den Firmenwagen abgesetzt hat. Diese steuerliche Bedeutung des Fahrtenbuchs führt dazu, dass die Aufzeichnungen im Fall einer steuerrechtlichen Prüfung besonders unter die Lupe genommen werden. Die Beweislast liegt dabei immer beim Steuerpflichtigen. Das heißt der, der das Fahrtenbuch führt, muss auch beweisen können, dass die Aufzeichnungen darin stimmen.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch – diese Fehler sollten Sie vermeiden!

Ein Fahrtenbuch zu führen ist aufwändig – vor allem in der manuellen Variante. Besonders, wenn unterschiedliche Arbeitnehmer in einem Unternehmen sich einen Dienstwagen teilen, passieren schnell Fehler bei der Aufzeichnung der einzelnen Fahrten. Leider können Fehler im Fahrtenbuch später dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Auf folgende Fehler und Unstimmigkeiten sollten Sie daher beim Führen eines Fahrtenbuchs auf jeden Fall achten:

  • Quittungen: Es liegen Tankquittungen von einem Ort vor, an dem Sie laut Fahrtenbuch nicht waren, oder es liegen Quittungen von Tagen vor, an denen das Auto laut Fahrtenbuch nicht bewegt wurde.
  • Entfernungen: Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tankstopps ist so groß, dass sie mit einer einfachen Tankladung nicht zurücklegbar ist.
  • Ölverbrauch: Der Ölverbrauch passt nicht zu den angegebenen Kilometern.

Elektronisches Fahrtenbuch Steuer – vom Finanzamt akzeptiert?

Was das Fahrtenbuch steuerlich für eine Bedeutung hat, wissen wir jetzt. Wie aber sieht es jetzt mit der Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern aus? Welche Kriterien müssen elektronische Fahrtenbücher erfüllen, damit es beim Finanzamt keinen Ärger gibt?

Leider gibt es aktuell kein Zertifizierungs- oder Zulassungsverfahren für elektronische Fahrtenbücher in Deutschland. Das bedeutet, dass der Kunde selbst beurteilen muss, ob eine Software die vom Finanzamt aufgestellten Anforderungen erfüllt. Wir erinnern uns: Die Eintragung der einzelnen Fahrten muss zeitnah, einzeln, chronologisch und kommentiert erfolgen. All dies erfüllt ein elektronisches Fahrtenbuch. Es kam jedoch in der Vergangenheit in einem Punkt zu Unstimmigkeiten: Wie geht man mit nachträglichen Änderungen um? Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind nachträgliche Änderungen am PC ja nicht sichtbar – im Gegensatz zu einem manuell geführten Fahrtenbuch, in dem man Einträge durchstreichen oder ausbessern müsste. Elektronische Fahrtenbücher müssen daher eine Änderungshistorie vorweisen, die jede nachträgliche Änderung mit Datumsangabe dokumentiert. Die vorgenommenen Änderungen werden vom Finanzamt später nur akzeptiert, wenn die Korrekturen am PC und im Ausdruck übereinstimmen.

Alle Hersteller von Fahrtenbuch-Software werben damit, dass ihr Fahrtenbuch problemlos vom Finanzamt anerkannt wird. Die Technik spielt dabei keine Rolle. Entscheidend ist die Umsetzung. Sie sollten daher genau prüfen, ob alle wichtigen Kriterien für das Finanzamt eingehalten werden, bevor Sie sich ein elektronisches Fahrtenbuch zulegen.